Polityka Prywatności

Polityka Prywatności - Stratton Prime Sp. z o.o.

Obowiązuje od: 28 listopada 2025 r. | Ostatnia aktualizacja: 31 marca 2026 r.

Administrator Danych - Klauzula Informacyjna (art. 13 RODO)

Administratorem Państwa danych osobowych jest Stratton Prime Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Nowy Świat 42/44, 80-299 Gdańsk (KRS: 0001169520, NIP: 5842867357, REGON: 541537557).

Kontakt w sprawach ochrony danych: bok@stratton-prime.pl · tel. +48 730 268 668 (pn.-pt., 9:00-17:00).

§ 1. Wstęp i Zakres

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://stratton-prime.pl, prowadzonego przez Stratton Prime Sp. z o.o. w związku ze świadczeniem Audytu Rezerw Płacowych oraz doradztwem przy wdrażaniu modelu EBS (legalnej optymalizacji składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r.).

1.2. Podstawą prawną Polityki jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019, poz. 1781).

1.3. W przypadku pytań dotyczących Polityki prosimy o kontakt z Administratorem.

§ 2. Definicje

2.1. Administrator: Stratton Prime Sp. z o.o. - podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

2.2. Dane osobowe: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (imię, nazwisko, e-mail, telefon, NIP, dane kontaktowe).

2.3. Przetwarzanie: jakakolwiek operacja wykonywana na danych - zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i usuwanie.

2.4. Osoba, której dane dotyczą: osoba fizyczna, której dane są przetwarzane - klient, użytkownik Serwisu lub kontrahent.

2.5. UODO: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa - organ nadzorczy.

§ 3. Podstawy i Cele Przetwarzania

3.1. Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie gdy istnieje co najmniej jedna z poniższych podstaw (art. 6 RODO):

1. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) - np. na newsletter lub pliki cookies analityczne;
2. Wykonanie umowy lub działania przedumowne (art. 6 ust. 1 lit. b) - kalkulacja oszczędności, przygotowanie oferty;
3. Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) - obowiązki księgowe, ZUS, podatkowe;
4. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) - marketing własnych usług, analiza ruchu, ochrona przed nadużyciami.

3.2. Dane nie są przetwarzane w celach niezgodnych z pierwotnym celem ich zebrania, chyba że osoba wyrazi na to wyraźną zgodę.

§ 4. Minimalizacja i Kategorie Danych

4.1. Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji celów (zasada minimalizacji danych - art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Kategorie przetwarzanych danych:

• identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon, stanowisko);
• firmowe (nazwa, NIP, REGON, adres, liczba zatrudnionych, struktura kosztów - przetwarzane poufnie);
• techniczne (adres IP, pliki cookies, informacje o przeglądarce i urządzeniu);
• rozliczeniowe (dane fakturowe, historia transakcji).

§ 5. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą (art. 15-22 RODO)

1. Prawo dostępu (art. 15) - potwierdzenie przetwarzania i uzyskanie kopii danych;
2. Prawo do sprostowania (art. 16) - poprawienie lub uzupełnienie nieprawidłowych danych;
3. Prawo do usunięcia (art. 17) - gdy brak podstawy prawnej przetwarzania;
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) - w szczególnych sytuacjach;
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20) - w formacie ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego;
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21) - wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub w celach marketingowych; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwzględnie skuteczny;
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3) - w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania;
8. Prawo do skargi (art. 77) - do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: iod@uodo.gov.pl.

Realizacja praw: bok@stratton-prime.pl. Odpowiedź w terminie do 1 miesiąca (z możliwością przedłużenia o 2 miesiące w uzasadnionych przypadkach - art. 12 ust. 3 RODO).

§ 6. Okres Przechowywania

• dokumentacja umów i wdrożeń - przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń z niej wynikających (art. 118 Kodeksu cywilnego), nie krócej niż wymagają tego przepisy o rachunkowości i prawa podatkowego;
• dowody księgowe i dokumentacja podatkowa - 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 74 ustawy o rachunkowości, art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej);
• korespondencja i zapytania ofertowe - 5 lat od ostatniego kontaktu;
• dane marketingowe - do momentu cofnięcia zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu;
• dane analityczne i cookies - maks. 14 miesięcy.

Po upływie tych okresów dane są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane.

§ 7. Odbiorcy Danych

7.1. Dane mogą być przekazywane wyłącznie:

• dostawcom usług IT, hostingowych i CRM - na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO);
• podmiotom świadczącym usługi księgowe i kadrowe;
• organom publicznym i sądom (ZUS, urzędy skarbowe) - w zakresie wymaganym bezwzględnie obowiązującym prawem.

7.2. Dane nie są sprzedawane, wypożyczane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

§ 7a. Stratton Prime jako Podmiot Przetwarzający (Klienci Audytu Rezerw Płacowych)

7a.1. W ramach realizacji Audytu Rezerw Płacowych Stratton Prime Sp. z o.o. przetwarza spseudonimizowane dane płacowe pracowników Klienta (identyfikatory zamiast imion i nazwisk) wyłącznie w celu wykonania audytu, działając jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO - na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych zawieranej z Klientem przed rozpoczęciem audytu.

7a.2. Klucz przypisujący identyfikatory do konkretnych pracowników pozostaje wyłącznie po stronie Klienta (administratora danych swoich pracowników) - Stratton Prime nie ma do niego dostępu.

7a.3. Umowa powierzenia określa zakres, cel i czas trwania przetwarzania, kategorie danych, obowiązki i prawa administratora oraz środki bezpieczeństwa zgodne z art. 32 RODO, w tym obowiązek usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu audytu.

§ 8. Przekazywanie Danych poza EOG

Przekazywanie danych do państw trzecich (np. USA w ramach Google Analytics lub Meta) odbywa się wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń wymaganych przez art. 46 RODO - Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (decyzja 2021/914) lub mechanizmu Data Privacy Framework.

§ 9. Bezpieczeństwo Danych (art. 32 RODO)

Administrator stosuje organizacyjne i techniczne środki ochrony: szyfrowanie SSL/TLS transmisji, kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), regularne audyty bezpieczeństwa i szkolenia personelu. Naruszenie ochrony danych osobowych Administrator zgłasza Prezesowi UODO bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 RODO). Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zawiadamia o nim także osoby, których dane dotyczą - bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO).

§ 10. Zmiany w Polityce

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem (chyba że zmiana wynika z nakazów organów). Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie https://stratton-prime.pl. Datę ostatniej aktualizacji wskazano w nagłówku dokumentu.

§ 11. Pliki cookies

Zasady stosowania plików cookies i innych technologii zapisujących informacje na urządzeniu końcowym opisuje odrębny dokument: Polityka plików cookies.