Klauzula informacyjna RODO

Klauzula Informacyjna RODO - Stratton Prime Sp. z o.o.

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Stratton Prime Sp. z o.o., ul. Nowy Świat 42/44, 80-299 Gdańsk (KRS: 0001169520, NIP: 5842867357, REGON: 541537557).

Kontakt z Administratorem: bok@stratton-prime.pl · +48 730 268 668 (pn.-pt., 9:00-17:00).

§ 1. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania (art. 13 ust. 1 lit. c-d RODO)

1. Realizacja umów doradczych i działania przedumowne - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do zawarcia/wykonania umowy);
2. Obsługa zapytań kontaktowych ze strony internetowej - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne na żądanie osoby);
3. Marketing bezpośredni własnych usług - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na newsletter);
4. Analiza statystyczna i poprawa funkcjonowania serwisu - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);
5. Dochodzenie lub obrona roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. Wypełnienie obowiązków prawnych (rachunkowość, ZUS, podatki) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

§ 2. Kategorie Przetwarzanych Danych

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon, stanowisko);
• dane firmowe (nazwa, NIP, REGON, adres, liczba zatrudnionych, struktura kosztów - przetwarzane poufnie);
• dane techniczne (adres IP, przeglądarka, pliki cookies);
• dane rozliczeniowe (dane fakturowe, historia transakcji).

Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO).

§ 3. Okres Przechowywania (art. 13 ust. 2 lit. a RODO)

• umowy i dokumentacja wdrożeń - przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń (art. 118 k.c.), nie krócej niż wymagają przepisy o rachunkowości i prawa podatkowego;
• dowody księgowe i dokumentacja podatkowa - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 74 ustawy o rachunkowości, art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej);
• korespondencja i zapytania handlowe - 5 lat od ostatniego kontaktu;
• dane przetwarzane na podstawie zgody - do cofnięcia zgody;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu - do wniesienia skutecznego sprzeciwu;
• dane analityczne i cookies - maks. 14 miesięcy.

§ 4. Odbiorcy Danych (art. 13 ust. 1 lit. e RODO)

• dostawcy usług hostingowych, IT i CRM - na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO);
• podmioty świadczące obsługę księgową i kadrową;
• organy publiczne i sądy - wyłącznie w zakresie wymaganym bezwzględnie obowiązującym prawem.

Dane nie są i nie będą sprzedawane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

§ 4a. Rola Podmiotu Przetwarzającego wobec Danych Pracowników Klientów Audytu

W przypadku świadczenia Audytu Rezerw Płacowych Stratton Prime Sp. z o.o. przetwarza spseudonimizowane dane płacowe pracowników Klienta jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych zawieranej z każdym Klientem przed rozpoczęciem audytu. Zasady tego przetwarzania reguluje wskazana umowa - niniejsza klauzula informacyjna jej nie zastępuje.

§ 5. Przekazywanie Danych poza EOG (art. 13 ust. 1 lit. f RODO)

W przypadku korzystania z narzędzi Google Analytics lub Meta Pixel dane mogą być przekazywane do USA. Przekazywanie odbywa się z zastosowaniem Standardowych Klauzul Umownych (decyzja KE 2021/914) lub mechanizmu EU-US Data Privacy Framework (decyzja KE z dnia 10 lipca 2023 r.).

§ 6. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą (art. 13 ust. 2 lit. b RODO)

1. Prawo dostępu (art. 15) - uzyskanie potwierdzenia przetwarzania i kopii danych;
2. Prawo do sprostowania (art. 16) - poprawienie lub uzupełnienie danych;
3. Prawo do usunięcia (art. 17) - gdy brak podstawy prawnej przetwarzania;
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18);
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20) - w formacie ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego, jeśli przetwarzanie oparte jest na zgodzie lub umowie;
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21) - wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwzględnie skuteczny i powoduje niezwłoczne zaprzestanie przetwarzania w tym celu;
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3) - w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania;
8. Prawo do skargi (art. 77) - do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: iod@uodo.gov.pl.

Wnioski kierować na: bok@stratton-prime.pl. Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 1 miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO). W przypadku skomplikowanych żądań termin może być przedłużony o 2 miesiące - z poinformowaniem Wnioskodawcy.

§ 7. Informacja o Wymogu Podania Danych (art. 13 ust. 2 lit. e RODO)

Podanie danych w formularzach kontaktowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub przygotowania oferty. Odmowa podania danych uniemożliwia realizację zapytania. Dane wymagane przepisami prawa (rachunkowe, ZUS) są obowiązkowe - ich niepodanie może skutkować niemożnością zawarcia lub wykonania umowy.

§ 8. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji (art. 13 ust. 2 lit. f RODO)

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na osoby, których dane dotyczą.

§ 9. Bezpieczeństwo Danych (art. 32 RODO)

Administrator wdrożył organizacyjne i techniczne środki ochrony: szyfrowanie SSL/TLS, kontrolę dostępu opartą na rolach, regularne audyty bezpieczeństwa i szkolenia personelu. W przypadku naruszenia ochrony danych mogącego wywołać wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, Administrator powiadomi te osoby niezwłocznie (art. 34 RODO).

§ 10. Postanowienia Końcowe

Klauzula RODO obowiązuje od 28 listopada 2025 r. (aktualizacja: 31 marca 2026 r.). W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.