Księgowa nie ma „zatwierdzać sprzedaży”
Jej rolą jest sprawdzenie, czy dane, parametry, dokumenty i obieg pozwalają prawidłowo naliczyć wynagrodzenie, składki, PIT, VAT i zapis księgowy. Dobra prezentacja audytu powinna umożliwić zadawanie trudnych pytań, a nie ograniczać się do jednej liczby rocznej.
Pytania o Model Obecny
- Czy koszt wyjściowy zgadza się z listą płac i księgami?
- Jaki okres wykorzystano i czy był reprezentatywny?
- Jak potraktowano premie, absencje, korekty i PPK?
- Czy UoP, UZ i inne tytuły są liczone osobno?
- Które osoby lub grupy wyłączono i dlaczego?
Pytania o Model Analizowany
- Jaki dokument wprowadza świadczenie?
- Kto jest uprawniony i jakie są kryteria grup?
- Czy odpłatność jest rzeczywista i udokumentowana?
- Jak ustalana jest wartość świadczenia?
- Jak wpływa ono na PIT i dokument płacowy?
- Jakie są opłaty serwisowe, koszty dostawców i minimalne opłaty?
- Jak obsługiwane są rezygnacje, korekty i pracownicy nieobecni?
Pytania o wynik
- Czy pokazano rezerwę brutto i wynik po kosztach?
- Czy odjęto jednorazowe koszty pierwszych 12 miesięcy?
- Jak wynik zmienia się przy niższym udziale?
- Czy można odtworzyć kwotę dla każdej grupy?
- Jaka jest data ważności kalkulacji?
- Czy wynik obejmuje miękkie korzyści, których nie da się udowodnić?
Pytania o dokumenty i księgowanie
Należy uzyskać wzory faktur, not, zleceń, korekt i raportów miesięcznych oraz opis dekretacji. Trzeba wskazać moment ujęcia kosztu, sposób uzgodnienia wartości z liczbą osób oraz odpowiedzialność za korekty. Jeżeli model obejmuje voucher albo odkup, obieg musi być opisany od zamówienia do końcowego rozliczenia.
Pytania o kontrolę i bezpieczeństwo
- Gdzie przechowywane są pliki i kto ma dostęp?
- Jak długo przechowuje się dane robocze?
- Czy istnieje umowa powierzenia i lista podwykonawców?
- Jak wygląda miesięczna kontrola dokumentów z listą płac?
- Kto odpowiada za zmianę parametrów i prawa?
- Jak wyeksportować dane i zakończyć współpracę?
Minimalny pakiet do akceptacji
Raport, załącznik kalkulacyjny, tabela parametrów, lista wyłączeń, pełny koszt, mapa ryzyk, dokumenty wdrożeniowe, obieg miesięczny, zasady retencji i harmonogram pilotażu. Brak jednego elementu nie zawsze dyskwalifikuje model, ale powinien zostać zapisany jako warunek przed startem.
Kiedy powiedzieć „stop”
Gdy wynik nie daje się odtworzyć, pokazywana jest tylko kwota brutto, dokumentacja ma powstać po uruchomieniu, dane mają być wysyłane niezabezpieczonym kanałem albo sprzedawca gwarantuje wynik kontroli. W takim przypadku należy zatrzymać wdrożenie do wyjaśnienia.